روز جهانی دستیار مجازی چه روزی است ؟
از سال 2006 تصمیم گرفته شد که سومین جمعه ماه می هر ساله به عنوان روز جهانی دستیار مجازی (international virtual assistant day) شناخته شود.
تاریخ دقیق روز جهانی دستیار مجازی چه روزی است ؟
|
روز جهانی دستیار مجازی به میلادی |
روز جهانی دستیار مجازی به شمسی |
روز جهانی دستیار مجازی به قمری |
|---|---|---|
|
Friday, May 17 |
جمعه، ۲۷ اردیبهشت |
الجمعة، ١١ رمضان |
|
2019/05/17 |
۱۳۹۸/۰۲/۲۷ |
۱۴۴۰/۰۹/۱۱ |
دستیار مجازی کیست ؟
دستیار مجازی یا منشی مجازی به اشخاص یا شرکت‌هایی اطلاق می‌شود که به صورت حرفه‌ای و مستقل از راه دور (دورکاری) مشغول به کار هستند و محصولات و خدمات گوناگونی را هم به شرکت‌ها و هم مصرف‌کنندگان ارائه می‌دهند. صنعت مجازی تحولات چشمگیری ایجاد کرده، زیرا اشخاصی را که آشنایی زیادی با این حوزه ندارند نیز جذب خود کرده‌است.
دستیاران مجازی دارای پیشینه‌های کاری گوناگونی هستند، اما بیشترشان دارای چندین سال سابقه فعالیت در دنیای تجاری «واقعی» (غیرمجازی) هستند. با استفاده از دستیار مجازی مشتریان از بابت مشکل لجستیکِ تخصیص فضایی اضافی به دفتر، تجهیزات یا ملزومات نیز راحت هستند و صد در صد برای کار مفید هزینه می‌کنند.
مشتریان می‌توانند شخصاً با دستیاران مجازی کار کنند یا از طریق شرکت‌هایی متشکل از تیمی از دستیاران مجازی که پاسخگوی تمامی نیازهایشان است. با این که دستیاران مجازی اغلب برای مشاغل کوچک کار می‌کنند، می‌توانند با مدیران پرمشغله نیز همکاری کنند.
بنا بر آمارهای متفاوت، برآورد می‌شود که ۵ تا ۱۰ هزار یا ۲۵ هزار دستیار مجازی در سرتاسر دنیا مشغول به کار هستند. این حرفه با استخدام نیروهای پروازی در اقتصادهای متمرکز مسیر رو به رشدی را در پیش گرفته است.
از جمله روش‌های مرسوم ارتباطات و تحویل داده‌ها می توان به اینترنت، ایمیل و تماس‌های کنفرانس، فضاهای کاری آنلاین، تلفن گویا و دستگاه فکس اینترنتی اشاره کرد. دستیاران مجازی از فناوری‌هایی همچون اسکایپ و گوگل وُیس نیز بهره می‌برند. افراد حرفه‌ای در این شغل به صورت قراردادی و اغلب درازمدت همکاری می‌کنند.
برای شروع به کار در این حرفه، به‌طور معمول ۵ سال سابقه کار اداری در یک دفتر در مشاغلی همچون دستیار اداری، مسئول دفتر، سوپروایزر، منشی، دستیار حقوقی، دستیار وکیل، منشی وکیل، دستیار بنگاه مشاور املاک، فناوری اطلاعات و غیره مورد نیاز است.
در سال‌های گذشته، دستیاران مجازی وارد بسیاری از مشاغل اصلی شده‌اند و با پیدایش خدمات ویپ همچون اسکایپ می‌توان دستیاری مجازی داشت که از راه دور و حتی بدون داشتن دانش مصرف‌کننده نهایی تلفن‌های شما را پاسخگو باشد. این امکان به بسیاری از شرکت‌ها اجازه می‌دهد نوعی صمیمیت را در قالب یک منشی مجازی بدون هزینه مضاعف استخدام یک کارمند به فضای کاری خود اضافه کنند.
یک دستیار مجازیِ اختصاصی در داخل دفتر کار مجازی و تحت مدیریت یک شرکت فعالیت می‌کند. تأمین امکانات و ارتباط اینترنتی و همچنین آموزش بر عهده شرکت است. یک دستیار مجازی مستقر در منزل نیز یا در محیط‌های اداری مشترک یا در خانه کار کرده‌است. در کل، به دستیاران مجازی گاهی دستیار اداری آنلاین، دستیار شخصی آنلاین یا دستیار فروش آنلاین نیز گفته می‌شود.
دستیار مجازی وبمستر، دستیار مجازی بازاریابی و دستیار مجازی محتوا‌نویس افرادی با تخصص‌هایی خاص هستند که اغلب کارمندانی با تجربه از محیط‌های شرکتی‌اند که خود اقدام به راه‌اندازی دفاتر مجازی کرده‌اند.
دستیار مجازی در ایران
در سال‌های اخیر در ایران هم دفتر کار مجازی ایجاد شده‌است و چند شرکت چنین خدماتی را ارائه می‌کنند. از مهم‌ترین خدمات این دفاتر برای مشتریان ارائه خدمات گوناگون مرتبط با منشی یا دستیار مجازی است.
مزایای داشتن دستیار مجازی
مزایای متعددی برای استفاده از دستیار مجازی وجود دارد. این مزایا عبارتند از:
-
کاهش قابل ملاحظه هزینه های نیروی کار -
توانایی کمک رسانی 24 ساعته -
توانایی برون سپاری کارها -
دسترسی به مهارتهای فراوانی که ممکن است شما و یا هم تیمی هایتان نداشته باشید -
امکان گرفتن کمک در همان لحظه
هیچ شکی نیست که استخدام یک دستیار مجازی روشی عالی برای انجام کارهایی است که میتواند تمام وقت شما را به خود اختصاص دهد، اما ممکن است ندانید چگونه باید یک دستیار مجازی استخدام کنید. در اینجا چند شرکت دستیار مجازی برتر را به شما معرفی خواهیم کرد. شما میتوانید از این فهرست شرکتی که متناسب با نیازهای شماست را انتخاب کنید.
استفاده از یک دستیار مجازی میتواند ساعت‌های کاری زیادی را از برنامه‌ی هفتگی‌تان کم کند. ولی دانستن اینکه چه وظایفی باید به این دستیار محول شود، چه وقتی که در حال شروع کسب و کار هستید و چه در حال توسعه‌ی آن، نیاز به آشنایی بیشتر با دستیار مجازی دارد.
بیشتر دستیاران مجازی کارکنان قراردادی یا آزادی هستند که در خانه به انجام کارشان مشغولند و وظایف اداریِ مشابه با دستیاران اجرایی یا منشی‌ها دارند. وب‌سایت‌هایی چون odesk.com و elance.com که تبحرشان در کارکنان قراردادی است لیست‌های هزارتایی از دستیاران مجازی در دست دارند.
ژاله بشارت، نائب رئیس بازارایابی oDesk که در ردوود سیتیِ کالیفرنیا واقع است می‌گوید که افزایش تعداد دستیاران مجازی باعث شده که تخصص مورد نیاز در هر طیفی فراهم باشد که این امر یافتن کسی که برای یک کسب و کار مناسب باشد را آسان‌تر می‌کند. در سال ۲۰۱۲، oDesk 25.000 پست در رابطه با شغل‌های دستیار مجازی داشت در حالی که در سال ۲۰۰۸ تعداد پست‌ها تنها به ۲٫۵۰۰ می‌رسید.
دستیاران مجازی چه کاری انجام می دهند ؟
کارآفرینان می‌توانند از دستیاران مجازی برای همه نوع کاری استفاده کنند. از تماس گرفتن با فروشنده یا خدمات مشتری گرفته تا فرستادن کارت تشکر برای مشتری های بالقوه. در اینجا نیز، همانند یک کارمند ثابت، ایجاد اعتماد امر مهمی است. بشارت می‌گوید: «آنها هم عضوی از تیم هستند با این تفاوت که کارشان را از راه دور انجام می‌دهند.» نمی‌دانید از کجا باید شروع کنید؟ ۱۰ روش برایتان آورده‌ایم که بتوانید از دستیاران مجازی برای بهبود کسب و کارتان بهره ببرید.
حسابداری
طبق گفته‌ی کتی کولایاکوف، مدیر بازاریابی انجمن بین‌المللی دستیاران مجازی، که یک گروه تجاری در هندرسونِ نوادا می‌باشد، حساب کردن صورت حساب‌ها و دیگر امور حسابداری از ساده‌ترین مسائلی است که می‌توان به یک دستیار مجازی محول کرد. بسیاری از کسب و کارهای کوچک تصمیم می‌گیرند که سیستم‌های حسابداری‌شان را با دستیاران مجازی‌شان به اشتراک بگذارند تا آنها بتوانند بعداً پیگیر وظایفی چون صورتحساب‌های پرداخت‌نشده یا فاکتورهای بزرگ باشند.
کولایاکوف می‌گوید: « کافی است کمی قدرت کنترل مثل رمزعبور و دسترسی به اکانت‌ها را در اختیار آنها بگذارید.»
تحقیقات آنلاین
به راحتی میتوانید تحقیقات اینترنتی را به عهده‌ی دستیار مجازی بگذارید. به نقل از سو کرامر هاراوود، رئیس «دستیار مجازی آرامش فکری»، کارهایی مانند جمع‌آوری اطلاعات از وب‌سایت شرکت‌ها، کند و کاو در خصوص محصولات جدید و بررسی کارمندان احتمالی یا آشنایان کاری از جمله درخواست‌های عادی هستند.
«دستیار مجازی، آرامش فکری» بنگاهی است در اورلاند پارکِ ایلینویز که برای شرکت‌ها دستیار مجازی فراهم می‌کند. حواستان باشد که دستورالعمل‌های واضح به همراه اسم کاربری و رمزعبور برای دستیاران بفرستید تا بتوانند به ابزارهای جستجوی مخصوص یا وب‌سایت‌های پولی دسترسی داشته باشند.
تریستن اوبراین، یک متخصص بازاریابی در eBay که در وست‌فیلدِ ایندیانا حضور دارد از دستیار خود می‌خواهد که به او در پیدا کردن موضوعات وبلاگش کمک کند و گاهاً نیز به دنبال اصلاح غلط‌های وبلاگ باشد. وی می‌گوید: «اون می‌گرده ببینه که الان کجا تنورش داغه و وقتی که فهمید به من خبر می‌ده.»
ورودی پایگاه داده‌ها
به‌روز نگه داشتن پایگاه داده‌ها وظیفه‌ی مناسبی برای دستیار مجازی است. این کار میتواند شامل تعداد زیادی کارت ویزیت جدید باشد که در یک کنفرانس جمع‌آوری شده‌اند یا راجع‌به به‌روزرسانی اطلاعات آشنایان کنونی باشد. کرامر هاراوود می‌گوید که باید درخصوص نیازها و توقعات‌تان به روشنی صحبت کنید و اطمینان حاصل کنید که دستیار مجازی‌تان قبلاً نیز این نوع کار را انجام داده باشد تا در این صورت احتمال وقوع خطا کمتر شود.
«پیگیری یه چیز بی‌نهایت مهم برای صاحبان کسب و کاره. بعضی موقع مشتری ها واسمون کارت ویزیت فاکس یا اسکن می‌کنند و دستیار مجازی این اطلاعات رو وارد پایگاه داده می‌کنه.»
ارائه‌ی داده‌ها
طبق گفته‌ی ریچ پیرسون تبدیل داده‌ی خام به پاورپوینت یا خلاصه‌نویسی نتایج تحقیقات در یک فایل ورد هنگام آماده شدن برای یک جلسه میتواند بسیار در صرفه‌جویی در وقت موثر باشد. ریچ پیرسون، مدیر بخش بازاریابی eLance.com است. وب‌سایتی اشتغال‌زا برای کارمندان آزاد که در مانتین ویوی کالیفرنیا واقع است و خود از دستیاران مجازی بهره می‌برد. او می‌گوید که داده «در قالبی قرار می‌گیره که می‌تونم اونو به بقیه هم بدم.»
مدیریت ایمیل‌ها
کالایاکوف می‌گوید که برخی دستیاران مجازی در صندوق ورودی‌تان می‌گردند و مهم‌ترین ایمیل‌ها را برایتان جدا می‌کنند و از طرف شما به بقیه‌ی پیام‌ها پاسخ می‌دهند تا وقت شما تلف نشود. انجام چنین کاری از راه دور آسان است ولی باید دستیارتان را راهنمایی کنید تا بداند چه ایمیل‌هایی کلیدی تلقّی می‌شوند و از دستیارتان بخواهید تا پیش از فرستادن هرگونه پاسخی ابتدا یک کپی برای شما بفرستد تا خطر وقوع اشتباه پایین بیاید.
وظایف اجتماعی
به نقل از بشارت دستیاران مجازی می‌توانند گزینه‌ی خوبی برای انجام وظایفی چون نوشتن کارت‌های تبریک عید یا فرستادن پیام تشکر باشند. بشارت همچنین اضافه می‌کند که انجام این چنین کارهای اجتماعی، تبدیل به یک امر رایج برای دستیاران مجازی شده است. او می‌گوید که چنین وظایفی برای مدیران اجرایی «وقت‌گیر» است «ولی یک دستیار مجازیِ خوب میتواند ترتیب همه‌ی این‌ها را بدهد.»
تحقیقات سفر
پیرسون می‌گوید دستیاران مجازی منابع بسیار خوبی برای یافتن هتل، رزرو بلیط و ریختن برنامه‌ی سفر هستند، چه برای سفر کاری چه تفریحی. دستیاران می‌توانند در وب از ابزارهای تحقیقاتی بسیار گسترده‌ی سفری و سایت‌های نقد و بررسی استفاده ببرند. آنها هچنین می‌توانند با تلفن مشکل مناطق زمانی مختلف را در هنگام رزرو بلیط یا تحقیق درخصوص گزینه‌های مسافرت بین‌المللی حل کنند.
برنامه‌ریزی
طبق گفته‌ی کرامر هاراوود به دلیل در دست بودن خیلی از ابزارهای برنامه‌ریزی به صورت آنلاین، دستیاران مجازی اکنون تقویم بسیاری از مشتری ها را تنظیم می‌کنند. از جمله وظایفی که دستیاران با آن سر و کار دارند می‌توان به تنظیم تاریخ دعوت به جلسات دیگران، ترتیب دادن ساعت ویزیت با مشتریان و کمک به برنامه‌ریزی مراسم‌ها اشاره کرد.
هاراوود می‌گوید: «قضیه اینه که راحت باشی و از شرّ تقویمت راحت شی» و در عوض آن را به یک شخص غیرپرسنلی که در خارج کار می‌کند بسپارید.
دنبال کردن کسب و کار
اولویت‌بندی فرصت‌های کاری احتمالی میتواند کار سختی باشد اما دستیار مجازی میتواند در این فرایند کمک کند. اوبراین مثلا به هنگام فروش چیزی در eBay از دستیار خود می‌خواهد تا به دنبال محصولاتی بگردد که فروش دوباره‌شان سود داشته باشد. وی می‌گوید: «من بهشون چند تا وب سایت می‌دم و از اونجا به بعد دیگه پای خودشونه. می‌رن دنبال جنس‌هایی که ته انبار بقیه مونده می‌گردن یا یه جور محصولات دیگه رو پیدا می‌کنن.»
آمادگی خبری
بسیاری زمان محدودی برای دنبال کردن اخبار صنعت خود دارند و به همین خاطر است که برخی کسب و کارهای کوچک به دستیاران مجازی خود سپرده‌اند که حواسشان به اتفاقات مهم خبری باشد. خیلی از مدیران سپس از این اطلاعاتِ کاری برای به‌روز کردن توئیتر خود یا استفاده‌ی هوشمندانه در مکالمات خود با مشتریان ثابت و بالقوه استفاده می‌کنند. به نقل از پیرسون این کار باعث می‌شود به نظر برسد که «مدیران اجرایی انگار آمار هر لحظه را در دست دارند.»
بیشتر بخوانید:
کسب و کار اینترنتی،معرفی روش های کسب درآمد از اینترنت