توصیه نامه چیست و چگونه نوشته می شود؟

توصیه نامه چیست؟

توصیه نامه (Recommendation Letter) به نامه یا مقاله کوتاهی گفته می شود که شخصی معتبر و با درجه علمی بالا برای شخصی دیگر می نویسد و نظر و عملکرد وی را توضیح می دهد .

توصیه نامه هایی که یک شخص متقاضی تحصیل در خارج نیاز دارد ، معمولا توسط اساتید دانشگاهی نوشته می شود . هر شخصی با توجه به دانشگاهی که درس می خواند می تواند به گونه ای توصیه نامه تهیه کند .

در سایت بعضی دانشگاه ها فرم توصیه نامه وجود و داوطلبان تحصیل در خارج از کشور می توانند آن را پرینت گرفته و به استادی معروف با رتبه علمی بالا تحویل داده و بعد از تکمیل آن توسط استاد ، آن را برای دانشگاه دلخواهش به صورت مهر و موم شده بفرستد .

توصیه نامه چگونه نوشته می شود؟

در بعضی دانشگاه های خارج از کشور نیز فرم هایی وجود دارد که به متقاضیان پیشنهاد شده آن را پر کنند و به دانشگاه ارسال کنند . بهتر است توصیه نامه توسط 3 استاد پر شود و حتما نوع نگارش توصیه نامه ها متفاوت باشد .

• 
  هر استاد توصیه نامه را در پاکتی جدا بگذارد و روی آن مهر دانشگاه بزند و امضا کند ، سپس آن را مهر و موم نماید .
• 
  البته بعضی از دانشگاه های معتبر در ایران دارای پاکت های مخصوصی برای توصیه نامه هستند .
• 
  بعضی از اساتید به دلیل مشغله کاری زیاد ، از متقاضی می خواهند که توصیه نامه را بنویسد ، سپس آن را به استاد دهد تا امضا کند .

اهمیت نگارش توصیه نامه

اصولا این موضوع بین همه متقاضیان تحصیل در خارج رایج شده است که داشتن دارای مقالات و رزومه قوی کمک شایانی به پذیرش متقاضی در دانشگاه می کند . اما جالب است بدانید که داشتن یک انگیزه نامه قوی و توصیه نامه پربار می تواند تاثیر به سزایی در پذیرش فرد داشته باشد .

اهمیت نگارش توصیه نامه آنجا مشخص می شود که اگر متقاضی دارای مهارتی باشد که برای اثبات آن مدرکی وجود نداشته باشد ، با نگارش توصیه نامه توسط توصیه گر معتبر ، این مهارت نیز به اطلاع تیم پذیرش دانشگاه مورد نظر فرد می رسد . از اهمیت های توصیه نامه می توان به موارد زیر اشاره کرد :

1. 
   توصیه نامه به عنوان یک اعتبار برای شخص متقاضی مطرح می شود .
2. 
   توصیه نامه بیانگر ضمانت شخص ثالث از فعالیت های علمی و گاها فردی شخص است .
3. 
   توصیه نامه می تواند توانمندی های ارزشمند متقاضی را در رهبری یک تیم ( در صورت دارا بودن این توانایی ) به نمایش بگذارد .
4. 
   توصیه نامه می تواند نقاط ضعف متقاضی را برجسته کند تا دانشگاه روی آن زمینه کار کرده و فرد را در آن بهبود بخشد .

نحوه نگارش توصیه نامه

توصیه نامه در واقع مقاله ای 400 تا 500 کلمه ای است که باید برای نوشتن آن نکاتی را در نظر داشت . استادی که عهده دار نگارش توصیه نامه است ، در ابتدا باید کاغذی که استاندارد بوده و مناسب برای نوشتن نامه اداری است را انتخاب کند .

سپس متقاضی را معرفی کرده و شرایط وی را توضیح دهد و دلایل شخصی خود را بیان کند که چرا او را دارای صلاحیت تحصیل در آن دانشگاه می داند و توضیح دهد چرا دلایلش را موثر می داند .

بعد از نگارش این مراحل ، استاد باید گواهی دهد که مطالب نگارش شده صحیح است . در انتها هم با نوشتن نام و امضای شخصی نامه را مهر و موم کند .

یک توصیه نامه قوی چگونه باشد؟

یکی از کلیدی ترین مدارک مورد نیاز برای اپلای کردن، توصیه نامه است که باید از یک استاد دانشگاه یا یک فرد شناخته شده علمی گرفته شود. معمولا شما باید به اساتید خود کمک کنید تا به صورت آنلاین این مدرک رو در سایت دانشگاه پر کنند.

یکی از مهمترین و سخت ترین انتخاب شما در این مسیر شخصی است که باید برای شما توصیه نامه بنویسد. به صورت تجربی به ما ثابت شده که بهتره این فرد استاد دانشگاه، با سابقه پژوهشی قابل قبولی باشه.

زبان انگلیسی مطلوبی داشته باشه و شما رو به خوبی از نظر علمی و پژوهشی بشناسه و بالاخره با شما قبلا یا در حال حاضر کار علمی کرده باشد. معمولا این شرایط به ترتیب در استاد راهنما، استاد مشاور یا استادی که باهاش پروژه یا درسی داشتید خلاصه میشه. اگر این فرد کسی رو در دانشگاه مقصد بشناسه که عالی میشه و خیلی اثرگذاره.

پس از انتخاب فرد مورد نظر، اول باهاش حرف بزنید که حاضره این کار رو براتون بکنه و نظر مثبتی در مورد شما داره یا نه. اگر همه چیز خوب بود بعد برای نوشتن توصیه نامه پیش فرد مورد نظر برید.

چطوری توصیه نامه بنویسیم؟

اگر شما قصد دارید که به دانشگاه های آمریکای شمالی برید، حداقل ۳ توصیه نامه لازم دارید. این توصیه نامه ها رو میتونید به صورت کاغذی یا ایمیلی بفرستید.

اگر هر دو صورت رو قبول میکردند، الکترونیکی بفرستید که زودتر به دستشون برسه و راحت تر بررسی هم میشه. اگر تصمیم گرفتید که الکترونیکی بفرستید، باید ایمیل استادتون رو توی سایت دانشگاه بزنید و بعد دانشگاه به استاد ایمیل میزنه که توصیه نامه رو بفرسته.

حتما سعی کنید که ایمیل دانشگاهی استاد رو بزنید و ایمیل های یاهو و جیمیل و… رسمیت نداره و خوب نیست. اگر ازتون شماره تلفن هم خواست، شماره دفتر استاد در دانشگاه رو بدید که بیشتر تایید بشه.

اگر خواستید کاغذی بفرستید، فرم های مربوطه رو از سایت دانلود کنید و پرینت بگیرید. بعد به استاد بدهید تا پر کنه تا بتونید ارسال کنید.

وقت کافی برای توصیه نامه بگذارید

به استاد وقت کافی بدید. چون معمولا این افراد خیلی مسئولیت و مشغله دارند. معمولا هم در یک زمان خاص همه برای گرفتن توصیه نامه بهشون مراجعه می کنند. به همین دلیل ممکنه به خاطر فراموشی و اشتباهات آنها در روند کاری شما خللی ایجاد بشه.

برای همین وقت کافی بدهید و محترمانه پیگیر توصیه نامه باشید. مخصوصا اگر قرار است که توصیه نامه الکترونیکی باشه، کار برای اونها سخت تر میشه و برای همین بی دلیل کار شما عقب میافته.

چون توصیه نامه با مدارک دیگه شما مثل رزومه و انگیزه نامه بررسی میشه، بهتر هست که اگر در مدارک دیگه بر روی مهارت و علاقه خاصی تاکید کرده بودید، در اینجا هم استاد بر روی همین موضوع تمرکز کنه و ازتون تعریف کنه.

اگر خود استاد هم در همین زمینه صاحب نظر باشه که خیلی بهتر میشه و ارزیاب این فکر رو میکنه که شما توسط فرد معتبر یک حوزه تاییدیه علمی دارید.

اشتباهات رایج در نگارش توصیه نامه

نحوه نگارش توصیه نامه بسیار مهم است و اشتباهات رایج در نگارش توصیه نامه بسیار رایج هستند که اصولا توسط بعضی از اساتید رعایت نمی شوند. بعضی از این اشتباهات باعث می شود که فرد در دانشگاه مورد نظر پذیرش نشود . تعدادی از این اشتباهات به شرح زیر است :

انتخاب توصیه گر اشتباه توسط متقاضی : انتخاب یک استاد برای نگارش توصیه نامه امری بسیار مهم است . برای نگارش توصیه نامه باید استادی انتخاب شود که نقاط قوت متقاضی را به خوبی می داند تا بتواند با نگارش ماهرانه آن نقاط قوت ، گامی بزرگ در اخذ پذیرش برای فرد بردارد .

ندادن وقت کافی برای نگارش توصیه نامه به توصیه گر : متقاضی باید وقت کافی را در اختیار توصیه گر خود قرار دهد تا توصیه گر بتواند توصیه نامه قابل قبولی را به وی ارائه دهد . تعجیل در نگارش توصیه نامه باعث می شود که توصیه نامه آن طور که انتظار می رود ، پیش نمی رود و نتیجه نامطلوبی می دهد .

معتبر نشان ندادن داوطلب با مثال : بهتر است توصیه نگر بعد از گفتن هر وجهه مثبت داوطلب ، مثالی از قدرت او در توصیه نامه ذکر کند . عدم رعایت این موضوع به خوانندگان توصیه نامه این ذهنیت را می دهد که صرفا از داوطلب تعریف شده است بدون این که مثالی عینی از آن بیان شود .

استفاده از لحن خشک توسط توصیه گر : توصیه گر بهتر است از لحن خشک برای نگارش توصیه نامه استفاده نکند تا به خوانندگان این حس دست ندهد که توصیه گر از روی اجبار توصیه نامه نوشته است .

موارد ذکر شده در بالا بیشترین اشتباهات رایج در نگارش توصیه نامه است که رعایت آن ها می تواند نقش مهمی در پذیرش فرد متقاضی باشد .

نحوه ارسال توصیه نامه

نحوه ارسال توصیه نامه به 3 صورت امکان پذیر است:

1. 
   ارسال آنلاین توصیه نامه : توصیه گر می تواند با ورود به سایت دانشگاه دلخواه فرد متقاضی ، وارد قسمت ثبت توصیه نامه شود و برای فرد توصیه نامه ای بنویسد و با کلیک بر روی یک دکمه ، آن را ثبت کند .
2. 
   ایمیل : بعضی دانشگاه ها در سایت خود امکان نگارش و ثبت توصیه نامه ندارند و توصیه گر مجبور است توصیه نامه متقاضی را تایپ کرده و از طریق ایمیل برای دفتر پذیرش دانشگاه ارسال کند .
3. 
   پست : توصیه گر بعد از نگارش توصیه نامه ، آن را به متقاضی به صورت مهر و موم شده تحویل می دهد و متقاضی آن را به آدرس پستی دانشگاه ارسال می کند .

مهم نیست که فرد متقاضی از چه طریقی توصیه نامه خود را ارسال می کند ، مسئله مهم این است که تا فرصت پایانی که از طرف دانشگاه تعیین می شود ، توصیه نامه به دست دانشگاه برسد .

بیشتر بخوانید:

مراحل نوشتن نامه اداری

چگونه یک وکالت نامه مطمئن تنظیم کنیم ؟